Polityka prywatności

1. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z korzystaniem z serwisu 4ppl.pl jest 4PPL Sp. z o.o. z siedzibą przy ul. Opolskiej 24, 55-010 Groblice, wpisana do rejestru przedsiębiorców KRS pod numerem 0001084237, NIP 8961634543, REGON 527562879 (dalej: „Administrator” albo „4PPL”).

W sprawach dotyczących danych osobowych można kontaktować się z Administratorem pisemnie na adres siedziby lub e-mailem na adres [email protected]. Administrator nie wyznaczył inspektora ochrony danych.

2. Najważniejsze w skrócie

• Generator OPZ działa bez konta. Projekt zapamiętamy na 30 dni od ostatniej zmiany.
• Projekty zapisujemy wyłącznie dla Państwa wygody. 4PPL nie przegląda Projektów, nie ma podglądu ich treści i nie wykorzystuje ich do przygotowania własnych ofert ani do marketingu.
• 4PPL widzi tylko to, co Państwo sami prześlą w formularzu „Prześlij nam do sprawdzenia”.
• Teksty wpisane do Generatora przetwarza model językowy firmy OpenAI, z możliwym przekazaniem danych do USA (pkt 6).
• Google Analytics, Meta Pixel i Microsoft Clarity włączamy tylko po kliknięciu „Akceptuję”.

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania

Dane osobowe przetwarzamy w następujących celach:

• Obsługa zapytań ofertowych i korespondencji — dane podane w wiadomości e-mail lub formularzu kontaktowym (nazwa instytucji lub firmy, imię i nazwisko, adres e-mail, treść zapytania) przetwarzamy w celu udzielenia odpowiedzi i przygotowania oferty — podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO (działania przed zawarciem umowy) oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na prowadzeniu korespondencji).
• Zawarcie i realizacja umowy — w przypadku złożenia zamówienia dane przetwarzamy w celu jego realizacji, dostawy oraz obsługi gwarancji i reklamacji — art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
• Wystawianie faktur i rozliczenia — dane niezbędne do wystawienia faktury i prowadzenia dokumentacji księgowej przetwarzamy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny wynikający z przepisów podatkowych i o rachunkowości).
• Dochodzenie i obrona roszczeń — art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora).

• Generator OPZ bez konta — Projekt (lista sprzętu, wymagania, warunki zapytania, wpisane opisy) zapisujemy na serwerze pod losowym identyfikatorem sesji z pliku cookie, żeby można było do niego wrócić. Jeżeli w części „Dane zamawiającego” wpiszą Państwo nazwę i adres instytucji, osobę do kontaktu, telefon lub e-mail, zapisujemy je razem z Projektem, bo trafiają do Dokumentu. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (świadczenie usługi opisanej w Regulaminie), a w zakresie danych pracowników instytucji — art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes polegający na przechowaniu Dokumentu, który Użytkownik przygotowuje). Te dane pochodzą od Użytkownika, a nie od osób, których dotyczą (art. 14 RODO): obejmują dane identyfikacyjne i kontaktowe, służą tylko do Dokumentu i znikają razem z Projektem. Użytkownik, który je wpisuje, informuje te osoby w ramach własnych obowiązków jako pracodawca.
• Konto — przy logowaniu adresem e-mail i hasłem przetwarzamy adres e-mail i hasło w postaci zaszyfrowanego skrótu (nie znamy samego hasła); przy logowaniu przez Google — adres e-mail, imię i identyfikator konta Google, żeby przypisać Projekty do Konta. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
• „Prześlij nam do sprawdzenia” — nazwę instytucji, adres e-mail, opcjonalnie telefon i wiadomość oraz przesłany Projekt przetwarzamy, żeby sprawdzić dokument, ocenić, czy cena mogłaby być niższa, i odpowiedzieć. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (działania na Państwa żądanie przed ewentualną umową) oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO (kontakt z przedstawicielem instytucji).
• Czat — treść wiadomości, stronę, z której Państwo piszą, zawartość koszyka w sklepie oraz — jeśli go Państwo podadzą — adres e-mail do odpowiedzi, żeby odpowiedzieć na pytanie. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (odpowiedź na pytanie), a przed zawarciem umowy art. 6 ust. 1 lit. b RODO (działania na Państwa żądanie).
• Statystyka korzystania z Generatora — zapisujemy u siebie proste zdarzenia (np. „pobrano dokument”) z identyfikatorem sesji, bez treści Projektu i bez danych kontaktowych, bez narzędzi firm trzecich. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (ulepszanie narzędzia).
• Google Analytics — tylko po kliknięciu „Akceptuję” w banerze cookies. Podstawa: zgoda, art. 6 ust. 1 lit. a RODO; zgodę można w każdej chwili wycofać (pkt 9).
• Microsoft Clarity — tylko po kliknięciu „Akceptuję”: zapis tego, jak strony są używane (ruch myszy, przewijanie, kliknięcia, odwiedzone strony), żeby poprawiać Serwis. Wpisywany tekst jest ukryty; Generatora, Konta, ofert i zamówień nie nagrywamy. Podstawa: zgoda, art. 6 ust. 1 lit. a RODO; zgodę można w każdej chwili wycofać (pkt 9).
• Meta Pixel (reklamy na Facebooku i Instagramie) — tylko po kliknięciu „Akceptuję”: odwiedzone strony, adres IP i dane przeglądarki trafiają do Meta, żeby mierzyć skuteczność naszych reklam i pokazywać je osobom, które odwiedziły Serwis. Przy zamówieniu w sklepie złożonym po tej zgodzie przekazujemy Meta także numer i wartość zamówienia, zamówione produkty oraz adres e-mail i telefon w postaci skrótu SHA-256 (nie wprost), żeby policzyć zamówienie z reklamy. Nie wysyłamy treści Projektów ani danych z formularzy. Podstawa: zgoda, art. 6 ust. 1 lit. a RODO; zgodę można w każdej chwili wycofać (pkt 9).
• Bezpieczeństwo Serwisu — logi serwera (np. adres IP, czas, adres strony) do wykrywania nadużyć i awarii. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do otrzymania odpowiedzi na zapytanie, zawarcia umowy lub wystawienia faktury. Do korzystania z Generatora nie trzeba podawać żadnych danych osobowych.

4. Projekty tylko dla Państwa wygody

Projekty zapisujemy wyłącznie po to, żeby mogli Państwo do nich wrócić. 4PPL nie przegląda Projektów, nie ma podglądu ich treści i nie wykorzystuje ich do przygotowania własnych ofert ani do marketingu. Nie przekazujemy informacji o Projektach jednych zamawiających innym zamawiającym ani wykonawcom.

4PPL jest sprzedawcą sprzętu IT i może składać oferty w postępowaniach. Widzimy tylko to, co Państwo sami prześlą w formularzu „Prześlij nam do sprawdzenia”. Więcej o naszej roli: § 8 Regulaminu.

5. Odbiorcy danych

Dane mogą być powierzane podmiotom wspierającym działalność Administratora: biuru rachunkowemu oraz — gdy wymagają tego przepisy — organom publicznym.

• Serwer. Serwis i baza danych Projektów działają na własnym serwerze 4PPL, który stoi w lokalu należącym do spółki w Warszawie; fizyczny dostęp do niego mają tylko osoby upoważnione przez 4PPL. Dostawca internetu zapewnia wyłącznie łącze i nie ma dostępu do danych.
• OpenAI — dostawca modelu językowego, jako podmiot przetwarzający (pkt 6).
• Google — przy logowaniu przez Google (dopiero po kliknięciu „Zaloguj przez Google”) oraz przy Google Analytics po wyrażeniu zgody. Przy logowaniu Google jest odrębnym administratorem danych Państwa konta Google i przekazuje nam tylko adres e-mail, imię i identyfikator. W Google Analytics Google Ireland Limited działa jako podmiot przetwarzający na podstawie warunków przetwarzania danych Google (Data Processing Terms); dane mogą trafiać do Google LLC w USA na podstawie decyzji Komisji Europejskiej z 10 lipca 2023 r. o ramach ochrony danych UE–USA (EU–US Data Privacy Framework), w których Google LLC uczestniczy, oraz standardowych klauzul umownych.
• Meta — przy Meta Pixel po wyrażeniu zgody. Za zbieranie danych na stronie i ich przekazanie odpowiadamy wspólnie z Meta Platforms Ireland Limited (art. 26 RODO; warunki Meta dla współadministratorów); dalej Meta przetwarza je jako odrębny administrator według własnej polityki prywatności. Dane mogą trafiać do Meta Platforms, Inc. w USA na podstawie ram ochrony danych UE–USA, w których Meta uczestniczy, oraz standardowych klauzul umownych.
• Microsoft — przy Microsoft Clarity po wyrażeniu zgody: Microsoft Ireland Operations Limited jako podmiot przetwarzający; dane mogą trafiać do Microsoft Corporation w USA na podstawie ram ochrony danych UE–USA, w których Microsoft uczestniczy, oraz standardowych klauzul umownych.
• Poczta e-mail. Wiadomości z formularzy wysyłamy z firmowej poczty 4PPL w usłudze Google Workspace (Google Ireland Limited jako podmiot przetwarzający, na podstawie umowy powierzenia Google Cloud). Ewentualne przekazanie do USA odbywa się na tej samej podstawie co w Google Analytics: ramy ochrony danych UE–USA i standardowe klauzule umowne.
• Telegram — wiadomości z czatu trafiają do naszego komunikatora Telegram, z którego na nie odpowiadamy; Telegram przetwarza dane także poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.
• Przy „Prześlij nam do sprawdzenia” — pytając dostawców, czy da się zejść z ceną, przekazujemy tylko listę sprzętu i wymagań, bez danych kontaktowych i bez nazwy instytucji.

6. Model językowy (AI) i przekazanie danych do USA

Generator korzysta z modelu językowego firmy OpenAI (interfejs API). Model pisze zdania wymagań, odczytuje wpisane opisy, ocenia wartość zamówienia względem progu 170 000 zł i sprawdza przykładowe modele na stronach producentów. Wysyłamy do niego teksty wpisane do Generatora, w tym — jeżeli zostały wpisane — dane z części „Dane zamawiającego” (nazwa i adres instytucji, osoba do kontaktu, telefon, e-mail). Z opisów potrzeby wpisywanych w czacie przed wysłaniem usuwamy automatycznie adresy e-mail, numery telefonów i zwroty typu „Pan/Pani Imię Nazwisko”, ale nie gwarantuje to usunięcia wszystkich danych. Prosimy nie wpisywać danych osobowych, których Generator nie potrzebuje.

OpenAI przetwarza te dane jako podmiot przetwarzający, na podstawie umowy powierzenia (Data Processing Addendum), tylko w celu wykonania zadania. Umowę zawieramy z OpenAI Ireland Limited (dla klientów z Europejskiego Obszaru Gospodarczego). Dane mogą być przekazywane do podmiotów OpenAI w USA na podstawie standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską albo decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony. Model nie ma dostępu do plików ani innych danych Serwisu; przy sprawdzaniu modeli na stronach producentów korzysta tylko z wyszukiwarki OpenAI, do której trafiają nazwy i parametry sprzętu. OpenAI nie używa danych przesyłanych przez API do trenowania modeli. Nie zapisujemy rozmów po stronie OpenAI; OpenAI przechowuje zapytania i odpowiedzi w dziennikach służących wykrywaniu nadużyć do 30 dni, chyba że dłuższe przechowywanie jest wymagane przez prawo.

Ceny przykładowych modeli („Znajdź modele i ceny”) wyszukujemy przez własną wyszukiwarkę na naszym serwerze, która przekazuje dalej tylko nazwę lub kod modelu, a strony sklepów odczytuje nasz serwer. Nie trafiają tam żadne dane Użytkownika ani treść Projektu.

Teksty napisane przez AI są propozycją: przed użyciem sprawdza je zamawiający, który odpowiada za treść Dokumentu.

7. Okres przechowywania danych

• dane z korespondencji i zapytań ofertowych — przez okres prowadzenia korespondencji, a następnie do 3 lat na potrzeby obrony przed roszczeniami;
• dane związane z realizacją umów — przez okres realizacji umowy oraz okres przedawnienia roszczeń;
• dane w dokumentacji księgowej (faktury) — 5 lat, licząc od końca roku podatkowego, zgodnie z przepisami podatkowymi;

• Projekty bez konta — 30 dni od ostatniej zmiany Projektu, potem Projekt jest automatycznie usuwany;
• Konto i Projekty na Koncie — do czasu usunięcia Projektu przez Użytkownika albo usunięcia Konta;
• zgłoszenia z formularza „Prześlij nam do sprawdzenia” — 12 miesięcy, a jeżeli przejdą w korespondencję lub umowę — jak wyżej;
• rozmowy na czacie — 3 lata od ostatniej wiadomości;
• zdarzenia statystyczne Generatora — 30 dni;
• logi serwera — 30 dni;
• dane Google Analytics — 2 miesiące;
• plik Meta Pixel (_fbp) — 90 dni; dane po stronie Meta — według polityki prywatności Meta.
• nagrania Microsoft Clarity — 30 dni, dane zbiorcze (mapy kliknięć) — do 13 miesięcy; pliki _clck — do roku, _clsk — 1 dzień.

8. Prawa osób, których dane dotyczą

Zgodnie z art. 15–22 RODO przysługuje Państwu prawo do:

• dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii (art. 15),
• sprostowania (poprawiania) danych (art. 16),
• usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”, art. 17),
• ograniczenia przetwarzania (art. 18),
• przenoszenia danych (art. 20),
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora (art. 21),
• wycofania zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed jej wycofaniem.

W celu skorzystania z powyższych praw prosimy o kontakt na adres [email protected]. Przysługuje Państwu również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO), ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl.

Nie podejmujemy decyzji wyłącznie automatycznie. Profilowanie dotyczy tylko reklam: po zgodzie na Meta Pixel Meta może dopasowywać reklamy do odwiedzin Serwisu (pkt 3).

9. Pliki cookies

Serwis używa niezbędnych plików cookies, bez których Generator i logowanie nie działają:

• sid — losowy identyfikator sesji, pod którym zapamiętujemy Projekt (ważny 30 dni od ostatniej zmiany). Nie zawiera danych o użytkowniku.
• uid — tylko po zalogowaniu: podpisany identyfikator Konta (ważny 30 dni).
• plik tymczasowy logowania przez Google — tylko na czas logowania, potem jest usuwany.

Przy pierwszej wizycie pytamy o zgodę na statystyki i reklamy. Pliki Google Analytics (np. _ga), Meta Pixel (_fbp) i Microsoft Clarity (_clck, _clsk) zapisujemy dopiero po kliknięciu „Akceptuję”. Wybór („Akceptuję” albo „Odmawiam”) zapamiętujemy w pamięci przeglądarki (localStorage), nie w pliku cookie. Zmienić go można w każdej chwili przez link „Ustawienia cookies” w stopce strony i pod czatem Generatora albo usuwając dane strony w przeglądarce.

Pliki cookies można usunąć lub zablokować w ustawieniach przeglądarki; w przypadku pliku sesji Generator nie będzie wtedy pamiętał Projektu.

10. Zmiany polityki prywatności

Administrator może aktualizować niniejszą politykę, m.in. w przypadku zmian przepisów lub funkcjonalności serwisu. Aktualna wersja jest zawsze dostępna pod adresem 4ppl.pl/polityka-prywatnosci.