Regulamin serwisu 4ppl.pl

§ 1. Postanowienia ogólne

Niniejszy regulamin określa zasady korzystania z serwisu internetowego 4ppl.pl, w tym z bezpłatnego generatora opisu przedmiotu zamówienia, oraz zasady współpracy handlowej prowadzonej przez 4PPL Sp. z o.o. z siedzibą przy ul. Opolskiej 24, 55-010 Groblice, wpisaną do rejestru przedsiębiorców KRS pod numerem 0001084237, NIP 8961634543, REGON 527562879 (dalej: „Sprzedawca” albo „4PPL”).

Oferta Sprzedawcy i serwis 4ppl.pl są skierowane do instytucji publicznych oraz przedsiębiorców (współpraca B2B/B2G). Serwis nie prowadzi sprzedaży detalicznej dla konsumentów i nie jest sklepem internetowym.

Regulamin jest regulaminem świadczenia usług drogą elektroniczną w rozumieniu ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną. Regulamin można bezpłatnie przeczytać, pobrać i wydrukować pod adresem 4ppl.pl/regulamin.

§ 2. Słowniczek

• Serwis — strona internetowa 4ppl.pl wraz z podstronami.
• Generator — bezpłatne narzędzie pod adresem 4ppl.pl/generator-opz, które pomaga przygotować opis przedmiotu zamówienia (OPZ) i zapytanie ofertowe.
• Użytkownik — osoba korzystająca z Serwisu w imieniu instytucji (np. gminy, szkoły, uczelni, urzędu) albo przedsiębiorcy. Użytkownik potwierdza, że korzysta z Serwisu w związku z działalnością tej instytucji lub firmy.
• Projekt — lista sprzętu, wymagania i warunki zapytania przygotowywane w Generatorze.
• Dokument — plik Word (OPZ, zapytanie ofertowe) pobrany z Generatora.
• Konto — opcjonalne konto Użytkownika w Serwisie.

§ 3. Zakres usług

Sprzedawca zajmuje się dostawami sprzętu IT i wyposażenia, w tym komputerów, monitorów, drukarek, serwerów, sprzętu sieciowego, oprogramowania oraz innego wyposażenia — dla instytucji publicznych i firm na terenie całej Polski. Dostawy realizowane są w trybie:

• postępowań o udzielenie zamówienia publicznego (PZP),
• zapytań ofertowych do 170 tys. zł netto (zamówienia podprogowe),
• zakupów bezpośrednich.

W Serwisie Sprzedawca udostępnia bezpłatnie usługi drogą elektroniczną:

• Generator (§ 5),
• zapamiętanie Projektu bez konta przez 30 dni oraz opcjonalne Konto (§ 6),
• formularz „Prześlij nam do sprawdzenia” i formularze kontaktowe (§ 4 i § 8),
• wzory dokumentów (4ppl.pl/wzory) i poradniki (4ppl.pl/poradnik).

Wzory i poradniki mają charakter informacyjny. Nie są poradą prawną i nie zastępują sprawdzenia dokumentu według przepisów i wewnętrznych zasad zamawiającego.

§ 4. Zapytania ofertowe i zawarcie umowy sprzedaży

Zapytanie ofertowe można przesłać e-mailem na adres [email protected], także przez pole „Masz już gotowe zapytanie?” na stronie głównej. Wycena jest bezpłatna i niezobowiązująca. Sprzedawca odpowiada na zapytania w dni robocze.

Treści prezentowane w serwisie 4ppl.pl mają charakter informacyjny i nie stanowią oferty w rozumieniu art. 66 Kodeksu cywilnego. Umowa zostaje zawarta z chwilą przyjęcia przez zamawiającego oferty przygotowanej przez Sprzedawcę (lub — w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego — zgodnie z zasadami danego postępowania). Oferta Sprzedawcy określa każdorazowo ceny, terminy dostawy, okres gwarancji oraz warunki płatności.

§ 5. Generator OPZ

Generator jest bezpłatny i nie wymaga konta. Pomaga przygotować opis przedmiotu zamówienia i zapytanie ofertowe na zakupy sprzętu IT i wyposażenia poniżej 170 000 zł netto. Dokumenty pobiera się w formacie Word. Pobranie nie wymaga logowania ani podania danych kontaktowych.

Dokumenty z Generatora są neutralne: nie wymieniają 4PPL i nie wskazują marki ani modelu inaczej niż z dopiskiem „lub równoważny”. Jeżeli Użytkownik poda konkretny model, Generator zamienia go na wymagania, które ten model spełnia; nazwa modelu nie trafia do OPZ.

Liczby są orientacyjne. Liczby modeli i marek spełniających wymagania pochodzą z danych rynkowych z podaną datą („stan na”). Mogą się zmienić i nie są gwarancją. Generator mówi, czy wartość zamówienia jest raczej poniżej, blisko czy raczej powyżej progu 170 000 zł netto. Na żądanie Użytkownika („Znajdź modele i ceny”) pokazuje ceny przykładowych modeli odczytane ze stron sklepów internetowych, z linkiem do każdej strony i datą odczytu, i wpisuje je do notatki z szacowania. Są to ceny podane przez te sklepy, nie oferta ani wycena Sprzedawcy; Sprzedawca nie korzysta przy tym z własnych cen ani cenników dystrybutorów. Ceny mogą się zmienić. Wartość zamówienia ustala zamawiający. Nie każde wymaganie da się policzyć — wtedy Generator to zaznacza.

Teksty pisane przez AI są propozycją. Generator korzysta z modelu językowego (OpenAI), który pisze zdania wymagań, odczytuje wpisane opisy, ocenia wartość zamówienia względem progu i sprawdza przykładowe modele na stronach producentów. Model może się pomylić. Użytkownik sprawdza każdy fragment przed użyciem.

Za Dokument odpowiada zamawiający. Przed użyciem Dokument sprawdza zamawiający, który odpowiada za jego treść, za szacowanie wartości zamówienia i za zgodność z przepisami oraz z własnym regulaminem udzielania zamówień.

Skorzystanie z Generatora nie zobowiązuje do zaproszenia Sprzedawcy do składania ofert ani do zakupu u Sprzedawcy.

§ 6. Zapamiętanie projektu i konto

Bez konta. Projekt zapamiętamy na 30 dni od ostatniej zmiany, pod plikiem cookie sesji, żeby można było do niego wrócić na tym samym urządzeniu i w tej samej przeglądarce. Po 30 dniach bez zmian Projekt jest automatycznie usuwany.

Z kontem. Logowanie jest dobrowolne: adresem e-mail i hasłem albo kontem Google. Projekty na Koncie są przechowywane do czasu ich usunięcia przez Użytkownika albo usunięcia Konta. Użytkownik dba o poufność swojego hasła.

Projekty zapisujemy wyłącznie dla wygody Użytkownika. 4PPL nie przegląda Projektów, nie ma podglądu ich treści i nie wykorzystuje ich do przygotowania własnych ofert ani do marketingu. 4PPL widzi tylko to, co Użytkownik sam prześle w formularzu „Prześlij nam do sprawdzenia” (§ 8).

§ 7. Zawarcie i rozwiązanie umowy o świadczenie usług elektronicznych

• Umowa o korzystanie z Generatora i pozostałych bezpłatnych usług Serwisu zostaje zawarta na czas nieokreślony z chwilą rozpoczęcia korzystania z nich (np. dodania pierwszej pozycji do Projektu). Umowa o prowadzenie Konta zostaje zawarta z chwilą założenia Konta.
• Użytkownik może w każdej chwili, bez podania przyczyny, przestać korzystać z Serwisu, usunąć Projekt albo napisać na adres [email protected] z prośbą o usunięcie Konta; usuwamy je w ciągu 14 dni. Umowa wygasa z chwilą usunięcia Konta albo — bez Konta — z chwilą usunięcia Projektu po 30 dniach.
• Sprzedawca może rozwiązać umowę o prowadzenie Konta z zachowaniem 14-dniowego okresu wypowiedzenia, wysyłając informację na adres e-mail Konta, a bez wypowiedzenia — gdy Użytkownik narusza Regulamin lub prawo (§ 9). Sprzedawca może zakończyć udostępnianie Generatora; o planowanym zakończeniu poinformuje w Serwisie z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem, żeby można było pobrać Dokumenty.

§ 8. Pomoc 4PPL i konflikt interesów

4PPL jest sprzedawcą sprzętu IT i może składać oferty w postępowaniach, także w tych, które przygotowano w Generatorze. Dlatego mówimy wprost, jak wygląda nasza rola:

• Dokumenty z Generatora nigdy nie wymieniają 4PPL i nie faworyzują żadnej marki.
• 4PPL pomaga tylko na wyraźną prośbę Użytkownika: w formularzu „Prześlij nam do sprawdzenia” Użytkownik podaje nazwę instytucji, adres e-mail, opcjonalnie telefon i wiadomość, i przesyła Projekt. Sprawdzamy wtedy dokument i oceniamy, czy cena mogłaby być niższa. Pomoc jest bezpłatna i do niczego nie zobowiązuje.
• 4PPL widzi tylko to, co Użytkownik prześle w tym formularzu. Nie dostaje informacji o Projektach innych zamawiających.
• 4PPL może złożyć ofertę na takich samych zasadach jak każdy inny wykonawca.
• Pomoc 4PPL warto traktować jak konsultację z uczestnikiem rynku. Przy zamówieniach, do których stosuje się ustawę Prawo zamówień publicznych, zamawiający, który korzystał z doradztwa wykonawcy, podejmuje środki zapewniające, że jego udział nie zakłóci konkurencji — w szczególności przekazuje pozostałym wykonawcom istotne informacje związane z tym doradztwem, wyznacza odpowiedni termin na złożenie ofert i odnotowuje te środki w protokole (art. 84 ust. 3 i art. 85 ust. 1 Pzp). Przy zamówieniach poniżej 170 000 zł netto zasady określa regulamin zamawiającego, a przy projektach z dotacją — wytyczne programu. Na prośbę zamawiającego 4PPL opisze na piśmie, czego dotyczyła pomoc.

§ 9. Wymagania techniczne i zasady korzystania

Do korzystania z Serwisu potrzebne są:

• urządzenie z dostępem do internetu,
• aktualna przeglądarka internetowa (np. Chrome, Edge, Firefox, Safari) z włączoną obsługą JavaScript i plików cookies,
• program do otwierania plików Word (.docx), np. Microsoft Word lub LibreOffice — do pobranych Dokumentów,
• do założenia Konta — adres e-mail albo konto Google.

Korzystanie z internetu wiąże się z typowymi zagrożeniami (np. złośliwe oprogramowanie, przejęcie hasła). Warto używać aktualnej przeglądarki i programu antywirusowego oraz nie udostępniać hasła.

Użytkownik nie może wprowadzać do Serwisu treści o charakterze bezprawnym, w szczególności naruszających prawa innych osób, obraźliwych lub zawierających złośliwe oprogramowanie, ani podejmować działań zakłócających działanie Serwisu (np. masowego, automatycznego wysyłania zapytań). Prosimy nie wpisywać do opisów i czatu danych osobowych, których Generator nie potrzebuje.

§ 10. Płatności

Usługi Serwisu, w tym Generator, są bezpłatne. Przy zamówieniach sprzętu standardową formą rozliczenia jest faktura VAT z odroczonym terminem płatności (zazwyczaj 14–30 dni, zgodnie z ustaleniami w ofercie lub umowie), płatna przelewem. Sprzedawca nie wymaga przedpłat, chyba że strony postanowią inaczej.

§ 11. Dostawa

Terminy dostawy podawane w ofercie są potwierdzane u producentów lub dystrybutorów. Dostawy realizowane są na adres wskazany przez zamawiającego, wraz z wymaganą dokumentacją (m.in. karty katalogowe, deklaracje zgodności CE — jeżeli dotyczy).

§ 12. Gwarancja i reklamacje dostaw

Dostarczany sprzęt objęty jest gwarancją producenta; okres gwarancji każdorazowo określa oferta lub umowa. Reklamacje należy zgłaszać na adres [email protected], podając numer zamówienia lub faktury oraz opis wady. Sprzedawca rozpatruje reklamacje w terminie 14 dni od otrzymania kompletnego zgłoszenia. Uprawnienia z tytułu rękojmi między przedsiębiorcami mogą być modyfikowane w ofercie lub umowie.

§ 13. Reklamacje dotyczące Serwisu i Generatora

Jeżeli Serwis lub Generator nie działa prawidłowo, można złożyć reklamację e-mailem na adres [email protected] albo pisemnie na adres siedziby. Prosimy opisać problem, podać datę i adres e-mail do odpowiedzi.

Reklamację rozpatrujemy w ciągu 14 dni od jej otrzymania i odpowiadamy na adres e-mail, z którego przyszła (albo pisemnie, jeżeli tak przyszła).

§ 14. Odpowiedzialność

Sprzedawca dokłada starań, aby informacje w serwisie były aktualne, jednak nie ponosi odpowiedzialności za skutki decyzji podjętych wyłącznie na ich podstawie. Odpowiedzialność Sprzedawcy z tytułu realizacji umów ograniczona jest do wartości danego zamówienia, chyba że bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa lub umowa stanowią inaczej. Ograniczenie nie dotyczy szkód wyrządzonych umyślnie.

Generator i pozostałe bezpłatne usługi Serwisu są udostępniane „tak jak są”, bez gwarancji nieprzerwanego działania. W najszerszym zakresie dozwolonym przez prawo Sprzedawca nie odpowiada za sposób użycia Dokumentów, za ich treść po zmianach Użytkownika, za decyzje podjęte na podstawie liczb, oceny wartości i tekstów AI ani za przebieg i wynik postępowania. Wyłączenie nie obejmuje szkody wyrządzonej umyślnie (art. 473 § 2 Kodeksu cywilnego) ani wskutek rażącego niedbalstwa, a także szkody na osobie.

Sprzedawca może czasowo wyłączyć Serwis w celu konserwacji lub usunięcia awarii, w miarę możliwości poza godzinami pracy urzędów.

§ 15. Dane osobowe

Zasady przetwarzania danych osobowych oraz informacje o plikach cookies opisane są w Polityce prywatności.

§ 16. Postanowienia końcowe

W sprawach nieuregulowanych niniejszym regulaminem zastosowanie mają przepisy prawa polskiego, w szczególności Kodeksu cywilnego i ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną, a w przypadku zamówień publicznych — ustawy Prawo zamówień publicznych. Spory wynikłe ze współpracy strony będą starały się rozwiązywać polubownie, a w razie braku porozumienia — przed sądem właściwym dla siedziby Sprzedawcy.

Sprzedawca może zmienić regulamin z ważnych przyczyn (np. zmiana przepisów lub funkcji Serwisu). Zmiany ogłaszamy w Serwisie co najmniej 14 dni przed ich wejściem w życie; Użytkowników z Kontem informujemy też e-mailem. Kto nie akceptuje zmian, może poprosić o usunięcie Konta. Aktualna wersja jest zawsze dostępna pod adresem 4ppl.pl/regulamin.

Kontakt: [email protected], 4PPL Sp. z o.o., ul. Opolska 24, 55-010 Groblice.