Zasada: opis bez marki
Przedmiotu zamówienia nie opisuje się przez znaki towarowe, patenty ani pochodzenie, jeśli mogłoby to uprzywilejować albo wyeliminować niektórych wykonawców lub produkty (art. 99 ust. 4 Pzp). Lepiej opisać, co sprzęt ma robić: wydajność potwierdzoną testem, parametry, normy. Tak zalecają też rekomendacje Prezesa UZP dotyczące zestawów komputerowych (marzec 2021 r.).
Kiedy wolno wskazać markę
Wyjątkowo — gdy przedmiotu nie da się opisać dostatecznie precyzyjnie. Wtedy wskazaniu towarzyszą słowa „lub równoważny” (art. 99 ust. 5 Pzp), a zamawiający podaje kryteria, według których oceni równoważność (art. 99 ust. 6 Pzp). Samo „lub równoważny” bez kryteriów zostawia wykonawców i zamawiającego bez miary.
Jak opisać kryteria równoważności
- wymień funkcje, których potrzebujesz, a nie cechy jednego produktu,
- podaj, z czym rozwiązanie ma współpracować (system domenowy, formaty plików, oprogramowanie dziedzinowe),
- napisz, jak wykonawca wykaże równoważność (karta produktu, oświadczenie, test).
Przykład: pakiet biurowy
Pakiet biurowy Microsoft Office 2024 dla Użytkowników Domowych i Małych Firm (Home & Business) PL lub równoważny, licencja wieczysta (bezterminowa) komercyjna, dopuszczona do użytku w administracji publicznej, nowa i nieaktywowana wcześniej, na jedno urządzenie, w formie ESD/PKC, zainstalowana i aktywowana przez Wykonawcę. Za równoważny Zamawiający uzna pakiet instalowany lokalnie, nie wymagający opłat abonamentowych, który: zawiera co najmniej edytor tekstu, arkusz kalkulacyjny, program do prezentacji i klienta poczty z kalendarzem współpracującego z Microsoft Exchange; otwiera, edytuje i zapisuje pliki DOCX, XLSX, PPTX oraz DOC, XLS, PPT bez utraty formatowania, z poprawnym działaniem makr VBA; ma polski interfejs i pomoc; pozwala przenieść licencję na inny komputer Zamawiającego.
Uwaga na sumę wymagań
Każde wymaganie z osobna może być neutralne, a wszystkie razem spełni jeden producent — rekomendacje UZP wprost przed tym ostrzegają. Generator liczy, ile modeli i marek dostępnych na rynku spełnia całą konfigurację, i ostrzega, gdy zostaje jedna lub dwie marki.
Poradnik opisuje przepisy i dobre praktyki w skrócie; nie zastępuje porady prawnej. O szczegółach zamówień do 170 000 zł decyduje regulamin Twojej jednostki, a w projektach z dotacją — wytyczne programu.