Rozeznanie rynku a zapytanie ofertowe
Ustawa nie definiuje rozeznania rynku. W praktyce to dwa różne kroki: rozeznanie służy poznaniu cen i dostawców, najczęściej żeby oszacować wartość zamówienia; zapytanie ofertowe służy wybraniu wykonawcy — ma opis przedmiotu, termin, kryteria oceny i sposób składania ofert.
Ile ofert
Liczbę ofert i progi kwotowe ustala regulamin jednostki — często jest to co najmniej dwie lub trzy oferty albo wydruki cen od różnych sprzedawców. Jeśli regulamin milczy, porównanie kilku niezależnych źródeł pokazuje, że wybór był celowy i oszczędny.
Formy, które da się udokumentować
- zapytanie cenowe wysłane e-mailem do kilku wykonawców i ich odpowiedzi,
- wydruki ofert ze stron internetowych sprzedawców, z datą,
- ceny z umów na podobne dostawy z ostatnich miesięcy,
- notatka z rozmowy telefonicznej — kto, kiedy, jaka cena.
Jak to zapisać
Wynik rozeznania najlepiej wpisać do notatki z szacowania wartości zamówienia, z załącznikami. Generator przygotuje ją z Twojej listy (pozycje, ilości, kody CPV); ceny i ich źródła wpisujesz z zebranych ofert. Wzór notatki.
Żeby oferty były porównywalne
Wyślij wszystkim ten sam opis wymagań, bez nazw producentów. Wtedy ceny dotyczą tego samego, a dostawcy nie dopisują „swojego” modelu. Gotowe opisy dla częstych zakupów.
Poradnik opisuje przepisy i dobre praktyki w skrócie; nie zastępuje porady prawnej. O szczegółach zamówień do 170 000 zł decyduje regulamin Twojej jednostki, a w projektach z dotacją — wytyczne programu.